Ce que vous devez savoir sur l'impartition de l'administration des régimes à base d'actions

Vous pensez qu'il est temps d'impartir l'administration de vos régimes à base d'actions? Si votre équipe et vous avez l'impression de vous enliser dans les menus détails de la gestion quotidienne de vos régimes, l'heure est en effet venue.

L'impartition donne accès à une équipe d'experts en régimes à base d'actions qui s'occupent non seulement de la gestion de vos régimes, mais vous permettent aussi de rester au fait des changements apportés à la réglementation gouvernementale et aux lois fiscales. Le bon partenaire a également les ressources nécessaires pour vous aider à concevoir des régimes qui cadrent avec la croissance de votre entreprise et restent concurrentiels sur le marché.

Mais avant de faire le saut, vous devez savoir certaines choses pour que la transition vers l'impartition intégrale de vos régimes se fasse en douceur. Pour vous y préparer, suivez les points ci-dessous.

1. Tâchez de comprendre tous les éléments mobiles des tâches liées à l'administration de votre régime.

L'administration des régimes à base d'actions est un processus complexe qui peut toucher différents services de l'entreprise, notamment les Finances, la Fiscalité, la Trésorerie, les Services juridiques, etc. Les gens travaillent habituellement en vase clos et ne coordonnent pas leurs efforts, ce qui peut entraîner un chevauchement des tâches. La première étape pour savoir si vous devez confier votre régime à l'extérieur est donc de savoir comment se gère votre régime à l'interne.

2. Déterminez qui fait quoi, et le coût véritable de votre gestion.

Savoir qui, au sein de votre entreprise, s'occupe de la gestion de votre régime permet de solliciter l'avis de ces personnes et de voir à ce que les parties intéressées potentielles servent leurs intérêts. Vous seriez surpris d'apprendre le nombre d'employés qui effectuent des tâches administratives similaires, ce qui, au bout du compte, contribue au gaspillage inutile des ressources de l'entreprise.

3. Assurez l'harmonisation à l'interne des objectifs de l'entreprise.

Les membres de votre équipe interne doivent appuyer vos décisions. Vous avez besoin de leur soutien à chaque étape du processus et devez veiller à ce qu'ils aient une bonne compréhension des objectifs qui sous-tendent l'impartition de l'administration de votre régime à base d'actions. Orienter votre équipe vers les mêmes objectifs fera une grande différence entre une transition réussie et un échec.

4. Nommez un responsable.

Vous devez désigner une personne chargée de communiquer avec l'équipe à l'interne et votre partenaire d'impartition. Une excellente connaissance du déroulement du processus d'impartition est essentielle. Assurez-vous que cette personne peut et veut bien s'occuper de la supervision, faire de rapides changements et une planification concertée et prendre des décisions judicieuses durant toute la durée du processus.

5. Préparez-vous minutieusement.

Il n'y a rien de pire pour porter un coup fatal à la bonne administration d'un régime à base d'actions que des déclarations manquées, des achats d'actions bâclés ou des participants insatisfaits. Vous devrez être attentif à chaque détail du régime afin de vous assurer que rien n'a été oublié. Toute erreur ou faux pas entraînant un retard peut vous coûter très cher.

6. Communiquez!

Établissez un échéancier, expliquez les objectifs, exprimez vos attentes et surtout, demandez à toutes les parties prenantes du régime de vous transmettre leurs commentaires en toute franchise. Cela comprend les fournisseurs externes que vous choisissez. Sachez qu'ils ne pourront pas vous aider s'ils ignorent ce que vous savez, ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin.

7. Trouvez les problèmes et commencez à les résoudre.

L'administration à l'interne d'un régime engendre souvent des problèmes. Tâchez de les découvrir le plus tôt possible et assurez-vous que votre partenaire d'impartition est en mesure de les régler afin qu'ils cessent d'être un enjeu.

8. Sachez de quoi vous avez besoin. Définissez clairement vos besoins avant de choisir un fournisseur, et non le contraire.

Vous devez définir clairement toutes les caractéristiques de la gestion de votre régime à base d'actions. Ensuite, trouvez un fournisseur qui saura vous aider! Bien définir les caractéristiques du régime et choisir un fournisseur qui les connaît à l'avance signifie que ce dernier peut prendre les moyens pour répondre à vos besoins et garantir le succès de votre régime. Choisir le bon fournisseur vous permettra de gagner du temps et de l'argent. Ne manquez pas non plus de profiter du savoir-faire et de la technologie offertes.

9. Regroupez les données pour évaluer les résultats.

En définissant le processus et les problèmes abordés plus haut, faites une évaluation de référence de la gestion à l'interne de votre régime. Le suivi d'éléments comme l'efficacité, le nombre d'heures consacrées aux différentes tâches, les données erronées, la satisfaction générale des participants, la gravité et la fréquence des problèmes de conformité, etc., est d'une grande importance pour mesurer la réussite de l'impartition de votre régime. Vous pourrez ainsi prouver que votre argent a été dépensé à bon escient et faire des prévisions pour l'avenir.

10. Commencez tôt!

Rien ne saurait remplacer le temps lorsque vous tentez de venir à bout d'une tâche aussi complexe et diversifiée que l'administration d'un régime à base d'actions. Assurez-vous de prévoir suffisamment de temps au cas où les choses tournent mal. Vous ne pouvez pas sacrifier la réussite du projet au nom d'un échéancier irréaliste ou arbitraire.

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